เด็กวิทยากับบทบาทนักศึกษาฝึกงาน Admin

ทำความรู้จักกันก่อน

เราชื่อ ฑิมพิกา อึ่งน้อย ชื่อเล่น แก้มอิ่ม พี่ๆ เพื่อนๆ ที่ทำงานเรียกแก้มบ้าง อิ่มบ้าง แก้มอิ่มบ้างเราหันหมดจ้า แต่เรียกอ้วนไม่หันนะ ล้อเล่นจ้า เราเรียนอยู่ที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สาขาสถิติ กำลังจะขึ้นปี 4 เราฝึกงานในตำแหน่ง Admin ฝ่าย Online Business ของ บมจ.เทเลอินโฟ มีเดีย ต้องบอกก่อนเลยว่าสิ่งที่เราเรียนกับงานที่เราทำไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกันเลยจ้า ทุกอย่างที่เราได้ทำเราเรียนรู้ใหม่ทุกอย่าง ซึ่งมันเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งในชีวิตนักศึกษาคนหนึ่งเลย เราเรียนคำนวณ วันๆมีแต่ตัวเลข ตั้งใจจะฝึกงานด้านสถิติโดยเฉพาะ ซึ่งงานสถิติไม่ได้มีอาชีพที่ตรงสาย แต่เราสามารถเลือกได้ว่าเราอยากใช้สถิติทำงานด้านไหน แต่การยื่นฝึกงานที่เราคิดว่ามันคงไม่ยากหรอก ฉันเรียนสถิติเลยนะ จะไม่มีคนรับฉันเลยหรอ ไม่มีใครรับเลยจ้า น้ำตาจะไหล

สำหรับใครที่อ่านและท้อกับการหาที่ฝึกงาน ไม่ต้องท้อน้า เรายื่นเกือบ 10 บริษัท ได้ที่ฝึกงานก่อนจะฝึกแค่สองอาทิตย์เอง เรายื่นทั้งงานที่ตรงสายที่เรียน งานที่เราอยากทำจริงๆ และงานที่เราไม่รู้ด้วยซ้ำว่าทำอะไร เราจะทำได้ไหม ซึ่งงานที่เราได้ทำจริงๆ คืออย่างหลังสุด ตำแหน่ง Admin ที่เรามีเวลาเตรียมตัวสำหรับฝึกงานแค่ไม่กี่วันหลังจากเรารู้ว่าเราผ่านสัมภาษณ์งานกับตำแหน่งที่เราต้องบอกเลยว่าไม่ได้ง่ายอย่างที่ใครๆ คิด

admin work

นักศึกษาฝึกงาน Admin เขาทำอะไรกันบ้าง

งานของ Admin หลักๆ ที่เราทราบจากวันสัมภาษณ์คือ งานทำจดหมายเพื่อส่งให้ลูกค้า รวมถึงการส่งอีเมล เพิ่มและแก้ไขข้อมูลของลูกค้าเข้าระบบ ซึ่งงานพวกนี้เราจะเรียกว่า งาน Routine หรืองานที่เราต้องทำประจำ ทุกวัน หรือ ทุกเดือน สำหรับใครที่กำลังอ่านอยู่แล้วคิดว่าเราทำจดหมายกันยังไง เขาจะให้เราพิมพ์ข้อมูลทีละคนหรือเปล่า เราพูดเลยว่าวิธีการส่งจดหมายให้ลูกค้าเป็นอะไรที่ล้ำสุดในการฝึกงานสำหรับเราแล้ว เพียงแค่คุณใช้ Word และ Excel เป็น ชีวิตคุณก็จะง่ายขึ้นมาอีกระดับ ฟังก์ชันการทำงานของ Word บางอย่างเราพึ่งรู้ว่าใช้ยังไงแล้วมีประโยชน์มากแค่ไหนก็เพราะเราทำงานที่นี้ เราได้เรียนรู้ Excel แบบถ้าคุณได้มาทำงานที่นี้  ในตำแหน่งนี้ มันสำคัญสำหรับการทำงานในอนาคตมาก

งาน Admin มีแค่นี้เองหรอ? ก็ดูง่ายนี่ คุณต้องคิดใหม่ค่ะ ชื่อก็บอกว่า Admin อยู่ในฝ่ายที่มี Web Developer และ Graphic designer งานไม่ได้มีแค่นี้จ่ะ เรามักจะได้ช่วยงานพี่ๆ Developer อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบข้อมูลหรือที่เราเรียกว่า Cleansing Data ก่อนที่จะเอาข้อมูลลงเว็บไซต์ ซึ่งเราต้องตรวจสอบข้อมูลเป็นพันๆ ความละเอียดจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากในงานนี้ เราได้ทำคู่มือ  การใช้งานระบบที่พี่ๆ Developer สร้าง ซึ่งเราว่ามันเป็นงานที่ไม่ง่ายเลย เราต้องสร้างประโยคที่ทำให้คนอ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย ไม่ซับซ้อน นอกจากนี้เรายังได้เป็นคนส่งอีเมลนัดประชุมให้หัวหน้าฝ่าย ซึ่งมันเป็นงานที่เราชอบมากเพราะมันได้ใช้ภาษาอังกฤษ เราต้องร่างอีเมลเพื่อนัดประชุมกับบริษัทต่างชาติ ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุม เป็นคนต่างประเทศ เราจึงต้องส่งอีเมลเป็นภาษาอังกฤษนั่นเอง

นอกจากงานที่ทำเป็นประจำแล้ว เรายังได้ทำเรื่องจดทะเบียนพาณิชย์และเครื่องหมาย DBD registered จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า บนหน้าเว็บไซต์ www.yellowpages.co.th และ www.teleinfomedia.co.th ได้ออกแบบ Flow การทำงานของ TMC กับเพื่อนฝึกงาน Web Developer เพื่ออธิบายสถานะการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบการทำงาน ซึ่งงานนี้เป็นงานที่ค่อนข้างยากมาก ด้วยความที่เราเป็นเด็กฝึกงานไม่ได้รู้ระบบทำงานทั้งหมดทำให้ต้องแก้งานอยู่หลายครั้ง แต่สุดท้ายเราก็ทำออกมาสำเร็จ ซึ่งงานนี้จะไม่สำเร็จเลย ถ้าไม่ได้พี่ๆ ทุกคนในฝ่ายคอยช่วย

skill intern

ทักษะที่ควรมีในการฝึกงาน

ก่อนที่เราจะมาฝึกงาน เชื่อว่าทุกคนต้องทำ Resume ส่งให้บริษัทเพื่ออธิบายว่าเราเป็นใคร ทำอะไรอยู่ตอนนี้ จุดแข็งของเรา อีกอย่างนึงที่ควรใส่ใน Resume คือ ทักษะที่เรามี สำหรับงานที่เราทำ เราได้เรียนรู้ว่าเราควรมีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ นั่นก็คือ Microsoft Office สำคัญที่สุดคือ Excel เราว่า Excel มันอยู่ในทุกสายงาน ถ้าเราใช้เป็นแล้วมีทักษะที่ดี มันจะทำให้บริษัทอยากได้เราร่วมงานและยังทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้นด้วย นอกจากนี้เราควรจะมีทักษะทางด้านภาษาอังกฤษ ถึงแม้ว่าเราจะไม่ได้ทำงานที่ใช้ภาษาเป็นหลัก แต่ต้องยอมรับว่ายังไงเราต้องได้ใช้มันบ้างอยู่ดี

อีกทักษะหนึ่งที่ต้องมีและสำคัญมากอีกอย่างคือ ทักษะการสื่อสารที่ดี เราว่าการสื่อสารเป็นสิ่งที่เด็กรุ่นใหม่อย่างพวกเรายังขาด เรามักจะต้องพูดหลายรอบเพื่อให้คนเข้าใจ หรือบางทีเราอยากแชร์ไอเดีย แต่ขาดทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงไม่สามารถทำให้คนอื่นเข้าใจเราได้ ซึ่งหน้าที่ Admin ควรมีทักษะนี้ ซึ่งการสื่อสารที่ดี ก็มาจากทักษะการฟังและการจับประเด็นสำคัญ บางทีเราต้องสรุปการประชุมเพื่อชี้แจงรายละเอียดกับทุกคนในฝ่าย การฟังแล้วจับประเด็นสิ่งที่สำคัญของสิ่งที่เราต้องส่งสารให้คนอื่นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก

สิ่งได้จากการทำงานครั้งนี้ และสิ่งที่อยากบอกทุกคน

การเป็นนักศึกษาฝึกงานที่ บมจ.เทเลอินโฟ มีเดีย ให้เรามากกว่าประสบการณ์การทำงานที่หาจากไหนไม่ได้ เราได้ดึงศักยภาพที่เรามีออกมาใช้ บางอย่างที่เราคิดว่าเราทำมันไม่ได้ แต่เราก็ทำมันได้เพราะได้พี่ๆ ที่น่ารักทุกคนในฝ่ายออนไลน์ คอยช่วยเหลือและสอนงานเราเสมอ จากตอนแรกที่คิดว่าเราเป็นแค่นักศึกษาฝึกงาน กลัวว่าจะต้องไปถ่ายเอกสารหรือชงกาแฟ สิ่งเหล่านี้ไม่เคยเกิดขึ้นเลยตลอดระยะเวลาที่เราทำงานที่นี้ เราได้ทำงานจริงๆ แบบที่พนักงานทำ ได้เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ที่เราไม่เคยรู้มาก่อน เราพึ่งรู้จัก SEO เมื่อสองเดือนที่แล้วในวันแรกที่ทำงาน เห็นถึงความสำคัญว่าทำไมเว็บไซต์ที่ดีควรเขียน SEO ให้มีประสิทธิภาพ งานนี้ทำให้เราเป็นคนละเอียดรอบคอบมากขึ้น และยังสอนให้เรากล้าตัดสินใจด้วยตัวเอง กล้าที่จะลองผิดลองถูก และเรียนรู้ที่จะแก้ไขมันให้ดียิ่งขึ้น หรือแม้กระทั่งบล็อกที่เราเขียนอยู่ตอนนี้ เราสามารถเขียนได้เพราะพี่ในฝ่ายเป็นคนสอนเราทำ

อีกสิ่งหนึ่งที่เราตกผลึกทางความคิดหลังจากฝึกงานจบและอยากแชร์ให้เพื่อนๆ ทุกคนที่กำลังจะฝึกงาน คือ อยากทำอะไร ทำงานแบบไหน ทำเลย เราไม่มีทางรู้ว่าเราชอบหรือไม่ชอบอะไร ทำงานได้ไหมหรือทำไม่ได้ จนกว่าเราจะได้ลองทำมัน” เราเรียนคำนวณ วันหนึ่งได้มาทำงานที่ตรงกันข้ามกับสิ่งที่เราคุ้นเคยมันทำให้เรารู้ว่า เราก็ทำได้นี่ ไม่มีอะไรยากเกินกว่าความพยายามของเรา สำหรับ Internship รุ่นต่อไปที่จะมาทำตำแหน่ง Admin งานอาจจะหนักแต่แกต้องสู้นะเว้ย โชคดี สวัสดีจ้า

online business team

เขียนโดย : ฑิมพิกา อึ่งน้อย (แก้มอิ่ม)

นักศึกษามหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สาขาสถิติ

Instagram : nonstopim